1. Ochrona danych osobowych
W firmie P-Administracja dochowujemy szczególnej staranności w celu zapewnienia poufności danych osobowych i rozliczalności ich przetwarzania oraz dostępności ich dla osób upoważnionych. Firma przywiązuje bardzo dużą uwagę do ochrony danych osobowych oraz prywatności swoich klientów i osób, których dane osobowe są przetwarzane w przebiegu procesów biznesowych. Dokładamy szczególnej staranności, aby wszelkie dane osobowe były przetwarzane zgodnie z celami, dla których zostały zebrane i stosownie do zakresu udzielonych zezwoleń (zgód), jeżeli takie zgody są konieczne do przetwarzania danych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dane osobowe przetwarzamy w sposób zgodny z wymogami prawa polskiego, a w szczególności w zgodzie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych, ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Prosimy zapoznać się z niniejszą Polityką Prywatności, aby dowiedzieć się, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy i chronimy przekazane nam dane osobowe.
2. Gromadzenie i wykorzystywanie danych osobowych
1. Kto jest administratorem moich danych osobowych?
Administratorem Państwa danych osobowych jest podmiot, który decyduje o celach i sposobach ich przetwarzania. W przypadku relacji związanych z zarządzaniem osiedlami wybudowanymi przez Grupę Kapitałową ROBYG, administratorem Państwa danych osobowych jest spółka z tej Grupy odpowiedzialna za zarządzanie nieruchomościami – P-Administracja Sp. z o.o.
2. Jak mogę się skontaktować z administratorem danych?
Wszystkie Spółki z Grupy Kapitałowej ROBYG mają siedzibę pod adresem: Al. Rzeczypospolitej 1, 02-972 Warszawa. Można się z nami skontaktować w poniższy sposób:
– za pomocą telefonu: 22 419 11 00
– za pomocą wiadomości e-mail: sekretariat@robyg.com.pl
– listownie: Al. Rzeczypospolitej 1, 02-972 Warszawa
Pozostałe oddziały:
Oddział Poznań:
– za pomocą telefonu: 61 610 00 61
– za pomocą wiadomości e-mail: sekretariat.poznan@robyg.com.pl
– listownie: ul. Górecka 1, 60-101 Poznań
Oddział Gdańsk:
– za pomocą telefonu: 58 322 07 10
– za pomocą wiadomości e-mail: sekretariat.gdansk@robyg.com.pl
– listownie: ul. Piekarnicza 3, 80-126 Gdańsk
Odział Wrocław:
– za pomocą telefonu: 71 786 00 00
– za pomocą wiadomości e-mail: sekretariat.wroclaw@robyg.com.pl
– listownie: ul. Jaworska 11, 53-612 Wrocław
3. Czy administrator danych powołał Inspektora Ochrony Danych?
Tak, w Grupie Kapitałowej ROBYG powołano Inspektora Ochrony Danych, którym jest: Katarzyna Ułasiuk, kontakt: iod@robyg.com.pl
Kontakt korespondencyjny: Inspektor Ochrony Danych, al. Rzeczypospolitej 1, 02-972 Warszawa z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”
4. W jakich celach i na jakich podstawach moje dane osobowe są przetwarzane?
Dane osobowe przetwarzane w określonych celach są poparte odpowiednimi podstawami prawnymi. O wszystkich rzeczywistych celach przetwarzania danych zbieranych w konkretnym przypadku i o właściwych podstawach prawnych, informujemy Państwa zawsze podczas ich zbierania np. w umowach, które z Państwem zawieramy, ogłoszeniach o pracę, czy przy formularzach zapytania o ofertę.
5. Źródło danych
Państwa dane osobowe pozyskujemy wyłącznie bezpośrednio od Państwa – w ramach zawieranych umów, składanych zapytań, zgłoszeń lub innych form kontaktu z naszą spółką. Nie pozyskujemy danych z innych źródeł.
6. Odbiorcy danych
W firmie dbamy o to, żeby nie ujawniać danych osobowych osobom nieuprawnionym, w szczególności dbamy o to, aby informacje te nie dostały się w niepowołane ręce. Zapewniamy, że osoby zajmujące się obsługą klientów i przetwarzaniem innych kategorii danych osobowych są przeszkolone pod kątem ochrony danych osobowych.
P-Administracja nie sprzedaje, nie przekazuje i nie użycza zgromadzonych do przetwarzania danych osobowych innym osobom lub instytucjom, niż upoważnieni pracownicy lub współpracownicy Spółek z Grupy Kapitałowej ROBYG, chyba, że:
- dzieje się to na żądanie uprawnionych na podstawie odpowiednich przepisów prawa organów (np. organy kontrolujące, komornik, Policja)
- dzieje się to w wyniku konieczności spełnienia przez nas obowiązku prawnego (np. udostępnienie danych do ZUS, US, na tablicy informacyjnej na budowie)
- dzieje się to, gdyż jest niezbędne do prawidłowej realizacji umowy (np. udostępnienie danych do kancelarii notarialnej podczas nabywania nieruchomości w formie aktu notarialnego)
- dzieje się to, ze względu na realizację prawnie uzasadnionych interesów Spółki z Grupy ROBYG (np. ujawnienie danych pełnomocnikom lub w sądzie w przypadku obrony lub dochodzenia roszczeń na drodze sądowej)
- dzieje się to w oparciu o zawarte umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, na podstawie których upoważniamy dostawców usług dla nas do dostępu do danych osobowych w zakresie niezbędnym do wykonania zleconej usługi (np. usługi wsparcia związane z utrzymaniem infrastruktury lub systemów IT, utrzymania stron internetowych, usuwania usterek ujawniających się na nieruchomościach).
3. Jak długo przechowywane są dane osobowe?
Dane osobowe przechowujemy tylko tak długo, jak mamy cel ich bieżącego wykorzystania lub ich archiwizacji. O okresach przechowywania danych zbieranych w konkretnym przypadku informujemy Państwa zawsze podczas ich zbierania np. w umowach, które z Państwem zawieramy, ogłoszeniach o pracę, czy przy formularzach zapytania o ofertę.
Co do zasady, okresy przechowywania danych ustalamy w oparciu o następujące kryteria:
- w przypadku przetwarzania danych w oparciu o wyrażoną zgodę (np. na otrzymywanie ofert marketingowych, przeprowadzenie procesów rekrutacyjnych) – dane przechowujemy do czasu odwołania zgody
- w przypadku przetwarzania danych w oparciu o nawiązane z nami relacje umowne – dane przechowujemy do czasu ustania okresów, na podstawie których Państwo lub my moglibyśmy mieć prawo do wniesienia roszczenia
- w przypadku przetwarzania danych na potrzeby realizacji przepisów prawa – dane przechowujemy tak długo, jak zobowiązuje nas do tego prawo.
- w przypadku przetwarzania danych w oparciu o nasze prawnie uzasadnione interesy – tak długo, jak trwa wskazany cel oraz potrzeba archiwizacji w celu dochodzenia, obrony lub ustalenia roszczenia.
4. Prawa osób, których dane są przetwarzane
W związku z tym, że przetwarzamy Państwa dane osobowe, mają Państwo prawo do:
- żądania dostępu do swoich danych osobowych oraz uzyskania informacji o przetwarzaniu przez nas Państwa danych osobowych
- sprostowania danych osobowych lub ich uzupełnienia
- żądania usunięcia Państwa danych osobowych
- żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych
- otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym powszechnie używanym formacie. Na Państwa żądanie prześlemy takie dane bezpośrednio innemu administratorowi danych
- wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, gdy przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Taki sprzeciw mogą wnieść Państwo w każdym czasie
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego. Taki sprzeciw mogą wnieść Państwo w dowolnym momencie.
W sytuacji, gdy przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie zgody, mają Państwo prawo wycofać taką zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie takiej zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem. Mają także Państwo prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
5. Ogólne zasady dotyczące bezpieczeństwa
Spółki z Grupy Kapitałowej ROBYG traktują w bardzo poważny sposób bezpieczeństwo serwerów i komputerów w sieci lokalnej, urządzeń mobilnych, zabezpieczeń biura, wykorzystywania poczty elektronicznej, etc. Stosowany poziom zabezpieczenia tych danych, jak i ryzyka z tym związane poddawane są okresowym przeglądom, ocenie i weryfikacji. Jeżeli zachodzi potrzeba to wprowadzamy dodatkowe mechanizmy kontrolno-zabezpieczające podnoszące poziom ochrony Państwa danych. Naszym celem jest zapewnienie jak najdalej idącej poufności powierzanych nam przez Państwa danych. Zapewniamy o dołożeniu z naszej strony należytej staranności w celu ochrony informacji, co podtrzymujemy poprzez: okresową weryfikację przyjętych zabezpieczeń, okresowe szkolenia pracowników, wdrożenie wewnętrznych polityk i procedur mających na celu ochronę danych osobowych, doskonalenie przyjętego systemu ochrony danych osobowych w każdym przypadku, kiedy zauważymy taką możliwość, a tym bardziej potrzebę.
